Externaliser une fonction qualité, QHSE ou PMO : ce que le contrat doit écrire

Externaliser une fonction qualité, QHSE ou PMO : ce que le contrat doit écrire

Avant de signer l'externalisation d'une fonction qualité, QHSE ou PMO, vérifiez que le contrat écrit huit points : périmètre, volume d'intervention, livrables datés, ce qui se chiffre à part, correspondant interne et prérequis, indicateurs de service, restitution des données à la sortie, indépendance de l'audit. Un point omis se paie après la signature : devis de supplément, retard que personne n'endosse, historique perdu. Ce qui suit n'est ni un modèle de contrat ni un conseil juridique : c'est une grille de relecture, à passer avant de soumettre le projet à votre conseil. La décision de signer, comme celles qui suivront, reste chez vous.

Ce que les normes demandent pour une fonction externalisée, et ce que le contrat en porte

L'ISO 9001, l'ISO 14001 et l'ISO 45001 n'interdisent pas de confier la tenue du système à un prestataire ; un référentiel sectoriel peut poser ses conditions. Pour l'ISO 9001, la fonction confiée relève des processus fournis par un prestataire externe : elle reste dans votre système, vous définissez la maîtrise exercée, vous communiquez vos exigences, vous évaluez la prestation sur critères et en gardez la trace. L'ISO 14001 et l'ISO 45001 demandent de définir le type et le degré de maîtrise appliqués à ce qui est externalisé. Le contrat est la pièce où cette maîtrise peut se lire. Deux règles tiennent quel que soit le contrat. La direction reste redevable de l'efficacité du système : politique, objectifs, ressources, revue de direction. L'audit interne se conduit avec objectivité et impartialité, principe développé par les lignes directrices ISO 19011 : celui qui tient le système n'audite pas son propre travail. Pour un PMO hors système certifié, la règle vient du contrat seul. Ces exigences sont résumées, non citées : lisez-les dans l'édition de la norme visée par votre certificat.

• Périmètre : le contrat nomme le référentiel ou le projet, le site et les processus couverts ; partez du principe que ce qui n'y figure pas n'est pas couvert.
• Exigences communiquées au prestataire : livrables, dates, interlocuteurs, accès et confidentialité figurent au contrat ou dans une annexe signée.
• Évaluation du prestataire : les indicateurs de service du contrat servent de critères ; l'évaluation est datée et enregistrée avec celles de vos autres prestataires externes.
• Indépendance : la règle qui sépare celui qui tient le système de celui qui l'audite est écrite au contrat.

Relire une proposition d'externalisation avant de signer le contrat

1. Faire écrire le périmètre : la norme, le site, le projet — Demandez une ligne par dimension : quel référentiel et dans quelle édition, quel site, quels processus ou quel projet. Soumettez ensuite par écrit au prestataire le cas d'un second site, d'un référentiel ajouté et d'un projet de plus, et faites noter sa réponse pour chacun : avenant, supplément ou refus. Ces réponses rejoignent l'article du contrat qui définit le périmètre.
2. Séparer le volume inclus de ce qui se chiffre à part — Relevez dans la proposition le volume inclus, son unité, la part à distance et la part sur site, et le sort du volume non consommé. Listez ensuite ce qui se facture en plus : journée sur site, site ou référentiel supplémentaire, audit interne, formation, reprise documentaire au-delà de l'entrée. Demandez le tarif unitaire de chaque supplément dans la même annexe, avant de signer.
3. Faire dater chaque livrable de la fonction — Demandez le tableau des livrables, avec pour chacun un nom, un contenu, une périodicité et une date de remise : compte rendu mensuel, plan d'actions à jour, revue de pilotage, dossier de revue de direction, dossier de préparation à l'audit externe ; pour un PMO, note de lancement, rétroplanning, registre des risques, rapport d'avancement. Faites ajouter une colonne : qui valide la pièce chez vous, et dans quel délai.
4. Nommer le correspondant interne et lister les prérequis — Désignez par son nom votre correspondant, un par site ; pour un projet, le sponsor et l'interlocuteur projet. Faites lister par le prestataire ce qu'il attend de vous : accès aux documents, aux données et aux registres, déclaration des incidents, disponibilité de la direction pour la revue, décisions rendues dans le délai convenu. En face de chaque prérequis, faites écrire ce qui arrive s'il manque.
5. Demander qui audite avant de confier la tenue du système — Si la proposition inclut l'audit interne, ou si vous comptez le confier au même prestataire, demandez par écrit qui auditera : son nom, l'équipe à laquelle il appartient, ses interventions passées sur votre système. Vérifiez ensuite que l'audit figure sur une ligne distincte de la tenue du système, avec son programme, ses rapports et son suivi des actions.

Les mentions à retrouver dans le contrat avant de confier la fonction

• Exclusions : la liste écrite de ce que la fonction ne fait pas. Par exemple, en qualité : audit interne, contrôle des produits, métrologie, création d'un système inexistant ; en QHSE : obligations légales de l'employeur, contrôles par des organismes agréés, mesures environnementales, médecine du travail, astreinte.
• Indicateurs de service : date de remise du compte rendu, délai de réponse à une demande, comités tenus sur comités prévus, clôture des actions à l'échéance. Chacun a une cible, un mode de calcul et une suite en cas d'écart répété. Un objectif visé sans engagement, comme l'issue d'un audit externe, s'écrit à part.
• Entrée : état des lieux, reprise documentaire, plan d'actions initial et formation des utilisateurs sont décrits, datés et chiffrés sur une ligne distincte du service courant.
• Sortie : durée, renouvellement et préavis écrits ; inventaire de restitution annexé au contrat ; procès-verbal de remise signé des deux parties ; suppression des accès du prestataire et sort de ses copies.
• Fonctions cumulées : si le même prestataire tient plusieurs fonctions, le contrat nomme un seul responsable de compte, prévoit un seul compte rendu consolidé et ne compte pas deux fois le même travail sur un même site ou un même projet.

Direction, sponsor, équipes : la part que le contrat d'externalisation laisse dans l'entreprise

Le contrat confie la tenue d'un dispositif. Au sens des normes, il ne transfère pas la responsabilité du système, qui reste à votre direction ; le partage contractuel des responsabilités relève de votre conseil. La direction arrête la politique, les objectifs et les ressources, et conduit sa revue. Le sponsor valide la note de lancement et arbitre les changements. Sauf clause contraire, un PMO externalisé cadre, planifie, tient le registre des risques et rend compte : il n'exécute pas le projet, n'achète pas, ne négocie pas. Une fonction QHSE externalisée ne reprend ni les obligations légales propres à l'employeur, ni les contrôles par des organismes agréés, ni la médecine du travail, à vérifier dans le texte applicable. Vos équipes réalisent les actions correctives, la fonction les suit. Si le prestataire accède à des données personnelles, le contrat encadre cet accès : loi 09-08 et formalités CNDP, à vérifier dans le texte applicable.

Un contrat d'externalisation se lit en commençant par ses exclusions : ce qu'il ne confie pas au prestataire reste chez vous, qu'il l'écrive ou qu'il se taise.

Après la signature : ce que coûtent les silences du contrat d'externalisation

• Un périmètre décrit par un intitulé de poste — « Responsable qualité externalisé » nomme un poste, pas un périmètre. À la première demande hors du cadre que le prestataire avait en tête, un second site ou un autre référentiel, il répond par un devis de supplément. Vous lui opposez l'intitulé, lui son chiffrage : aucune ligne du contrat ne départage les deux lectures, et la demande attend.
• Un prérequis que chacun croit à la charge de l'autre — Un incident survenu sur site ne figure pas au reporting du mois. Le prestataire répond qu'on ne le lui a pas déclaré ; votre correspondant pensait que la fonction le relevait elle-même. Le contrat ne dit pas qui déclare, à qui, ni dans quel délai : l'incident n'est ni enregistré ni traité. Même effet pour un accès non ouvert ou une décision attendue : le livrable glisse, et aucune ligne ne dit à qui revient le retard.
• Une clause de sortie réduite au préavis — Le contrat dit comment on se quitte, pas ce que vous récupérez. Le jour de la sortie, le plan d'actions, l'historique des non-conformités, les indicateurs et les rapports d'audit sont dans l'outil du prestataire, et aucune ligne ne fixe ce qu'il vous rend ni sous quelle forme. Celui qui reprend la fonction repart sans historique ; à l'audit suivant, c'est à vous que ces enregistrements sont demandés, pas à lui.
• Des indicateurs de service sans mode de calcul ni suite prévue — « Compte rendu remis chaque mois » se mesure mal : aucune date ne fait foi. « Compte rendu remis au plus tard à la date fixée, constaté par la date d'envoi » se mesure. Sans mode de calcul ni source de mesure, chaque retard se discute au lieu de se constater. Sans suite écrite, par exemple point avec la direction, plan de rattrapage, faculté de sortie, le retard se répète et le contrat ne déclenche rien.

Questions fréquentes

Faut-il encore faire relire le contrat par un juriste si la proposition écrit les huit points ?

Oui. Les huit points disent ce que la proposition fixe, pas comment les clauses sont rédigées. Responsabilité, confidentialité, propriété des documents, résiliation et règlement des litiges relèvent du droit des contrats et de votre conseil juridique. Passez la grille, puis transmettez le projet à votre conseil : elle n'est ni un modèle de contrat ni un avis juridique. La décision de signer vous appartient.

Le prestataire qui tient le système peut-il aussi réaliser l'audit interne ?

Oui, si la séparation est écrite et tenue dans les faits : l'auditeur n'appartient pas à l'équipe qui tient le système, n'y a pas travaillé pendant une période fixée au contrat, et son nom vous est communiqué. À défaut, confiez l'audit à un tiers : l'organisme de certification reste juge de l'impartialité de l'audit interne, peut y relever un écart, et c'est vous qui en répondez.

Que devez-vous récupérer à la fin d'un contrat de fonction externalisée ?

Les documents maîtrisés dans leur dernière version, les enregistrements, le plan d'actions avec ses preuves, l'historique des indicateurs, les comptes rendus et, pour l'audit, les rapports et l'état des actions. Pour un projet : les livrables, le dossier exporté et un procès-verbal d'acceptation. Faites annexer cette liste avant de signer, avec pour chaque élément un format réutilisable et un délai de remise.

Le point de départ habituel

Dans la plupart des missions, tout commence par le même constat : les pratiques existent, mais rien ne le prouve. C'est ce qu'un état des lieux met à plat. Demander un entretien de cadrage.